Wystawianie i udostępnianie faktury w KSeF – w pigułce

Wystawienie faktury – cztery przypadki

Standardem będzie wystawienie faktury przy użyciu KSeF. Pozostałe przypadki to wyjątki. Mamy więc:

• Wystawienie faktury w KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT) – faktura jest wystawiana w postaci ustrukturyzowanej, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
• Wystawienie faktury poza KSeF (art. 106ga ust. 2–3) – dopuszczalne w ściśle określonych sytuacjach, np. dla sprzedawców niemających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, podmiotów korzystających ze zwolnienia podmiotowego lub przy transakcjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (konsumentami). W takim przypadku faktura może zostać wystawiona w postaci elektronicznej lub papierowej.
• Wystawienie faktury w trybie offline24 lub w czasie niedostępności KSeF (art. 106nda i 106nh) – wówczas fakturę wystawia się w postaci elektronicznej, ale zgodnie ze strukturą KSeF, a następnie należy ją przesłać do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
• Wystawienie faktury w okresie awarii KSeF (art. 106nf) – wystawienie faktury w postaci elektronicznej, ale zgodnie ze strukturą KSeF, z obowiązkiem przesłania jej do systemu w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Plus dwa przypadki w okresie przejściowym

Co ważne, w okresie przejściowym do 31 grudnia 2026 r. sprzedawcy są również uprawnieni do dwóch dodatkowych sposobów wystawiania faktur. Mogą być one wystawiane jako faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników, udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 tys. zł.

Mogą być również wystawiane faktury elektroniczne lub w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznawane za faktury zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3, czyli gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT).

Udostępnienie faktury – dwa przypadki

Standardowo faktura wystawiona w KSeF jest automatycznie udostępniana nabywcy przez ten system. Inne sposoby udostępnienia mają charakter wyjątkowy. Mamy więc:

• Udostępnienie faktury przez KSeF (art. 106na) – faktura jest uznawana za udostępnioną nabywcy w momencie nadania jej numeru identyfikującego w KSeF. Nie wymaga to żadnego dodatkowego działania po stronie wystawcy. Ten tryb jest również obowiązkowy dla faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ust. 3). Datą otrzymania faktury jest data nadania jej numeru KSeF.
• Udostępnienie faktury poza KSeF (art. 106gb ust. 4) – to dotyczy sytuacji, gdy nabywca nie ma dostępu do KSeF, np. jest podmiotem zagranicznym lub osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsument). Wówczas możliwe jest przekazanie faktury np. w formie wizualizacji elektronicznej (np. PDF) lub papierowej (po odpowiednim oznaczeniu ich kodami QR). Ten tryb może być również stosowany przy fakturach wystawionych w czasie awarii KSeF (art. 106nf ust. 2). Datą otrzymania faktury jest wtedy data faktycznego jej otrzymania przez nabywcę.

Faktury prawidłowo wystawione poza KSeF siłą rzeczy są udostępniane nabywcom poza KSeF.

Użycie faktury

O użyciu jest mowa w art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT, ale pojęcie to nie zostało zdefiniowane. W moim przekonaniu należy je rozumieć jako każde użycie wizualizacji faktury wystawionej w KSeF za wyjątkiem przypadku jej udostępnienia podmiotowi niemającemu dostępu do KSeF (wtedy spełnia to definicję udostępnienia, a nie użycia). Może to więc oznaczać wysłanie kontrahentowi, który już otrzymał od nas fakturę w KSeF, jej dodatkowej wizualizacji, lub prezentację faktury w kontaktach z sądem, bankiem czy urzędem. ©℗