Odpowiedzialność karna, cywilna i karnoskarbowa księgowego – jak się zabezpieczyć?

Zaniedbania, błędne interpretacje przepisów czy brak reakcji na działania klienta mogą skutkować odpowiedzialnością – karną, cywilną, a także karnoskarbową. Warto zatem wiedzieć, gdzie przebiegają granice tej odpowiedzialności i jak się przed nią skutecznie zabezpieczyć.

1. Odpowiedzialność karna – gdy błąd staje się przestępstwem

Zgodnie z Kodeksem karnym (Dz.U. z 2024 r. poz. 17) odpowiedzialności karnej może podlegać każda osoba, która umyślnie lub nieumyślnie dopuszcza się czynu zabronionego przez ustawę. W przypadku księgowych chodzi najczęściej o przestępstwa z tytułu:

• fałszowania dokumentacji finansowej (art. 270–271 Kodeksu karnego),
• nadużycia zaufania w obrocie gospodarczym (art. 296 k.k.),
• ukrywania lub niszczenia dokumentów (art. 276 k.k.),
• pomocnictwa w popełnieniu oszustwa podatkowego lub wyłudzenia (art. 18 §3 k.k.).

Księgowy może odpowiadać karnie nawet wtedy, gdy nie odniósł osobistej korzyści, ale jego działanie lub zaniechanie umożliwiło klientowi popełnienie przestępstwa. W praktyce jednak prokuratura musi wykazać, że księgowy działał świadomie i celowo, a nie w wyniku błędu lub niedbalstwa.

2. Odpowiedzialność karnoskarbowa – najczęstsze ryzyko w codziennej pracy

Zdecydowanie częściej niż odpowiedzialność karna, księgowi ponoszą odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego (KKS) z 10 września 1999 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1860).

W praktyce biur rachunkowych najczęstsze przypadki to:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• niezłożenie deklaracji podatkowej w terminie (art. 56 KKS),
• błędy w deklaracjach skutkujące zaniżeniem podatku (art. 54 KKS),
• nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych (art. 60 KKS),
• niewpłacenie pobranego podatku przez płatnika (art. 77 §1 KKS).

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 9 §3 KKS odpowiedzialność może ponosić nie tylko sam przedsiębiorca, ale również osoba, która faktycznie zajmuje się sprawami gospodarczymi lub finansowymi podmiotu, czyli m.in. księgowy, główna księgowa lub właściciel biura rachunkowego. Karą może być grzywna, ograniczenie wolności, a w skrajnych przypadkach – kara pozbawienia wolności do 5 lat.

3. Odpowiedzialność cywilna – gdy klient żąda odszkodowania

Odpowiedzialność cywilna księgowego wynika z przepisów Kodeksu cywilnego (art. 471–474 k.c.). Polega ona na konieczności naprawienia szkody wyrządzonej niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Najczęściej spotykane przypadki to:

• błędne wyliczenie podatku skutkujące naliczeniem odsetek przez urząd,
• niezłożenie deklaracji w terminie,
• błędy w księgowaniu skutkujące sankcjami ZUS lub VAT,
• brak informacji o obowiązkach podatnika, np. o zmianach formy opodatkowania.

Jeśli księgowy prowadzi działalność gospodarczą, odpowiada całym swoim majątkiem, chyba że umowa z klientem wprowadza ograniczenia odpowiedzialności (co jest dopuszczalne tylko w określonym zakresie).

Polecamy: Kalendarz dla podatnika, księgowego i kadrowego na 2026 r.

4. Jak się zabezpieczyć? Praktyczne rekomendacje

1. Zawsze działaj w granicach udzielonego pełnomocnictwa
   Księgowy nie powinien podpisywać deklaracji ani pism, jeśli klient nie udzielił mu pełnomocnictwa (UPL-1 / PPS-1). Przekroczenie umocowania może prowadzić do osobistej odpowiedzialności.
   
2. Dokumentuj każdą czynność
   Wszelkie ustalenia z klientem warto potwierdzać e-mailem lub notatką służbową. W razie sporu dokumentacja ta może stanowić dowód staranności i dochowania należytej procedury (art. 6 k.c. – ciężar dowodu spoczywa na osobie, która wywodzi z faktu skutki prawne).
   
3. Wprowadź procedury wewnętrzne w biurze rachunkowym
   Powinny obejmować m.in.: harmonogram odbioru dokumentów, potwierdzenia przesłania deklaracji, zasady obiegu dokumentów i odpowiedzialności poszczególnych pracowników.
   
4. Stosuj klauzule ochronne w umowie z klientem
   W umowie o prowadzenie ksiąg rachunkowych warto określić:
5. 1. zakres odpowiedzialności biura,
   2. obowiązki klienta w zakresie terminowego dostarczania dokumentów,
   3. konsekwencje opóźnień i nieprawidłowości po stronie klienta.
      Klauzule takie nie zwalniają księgowego z odpowiedzialności ustawowej, ale znacząco ograniczają ryzyko sporu.
      
5. Ubezpieczenie OC – obowiązek rozsądku
   Biura rachunkowe prowadzące usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych mają obowiązek posiadania ubezpieczenia OC (na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r.).
   W praktyce warto rozszerzyć polisę o ochronę w zakresie odpowiedzialności karnoskarbowej i cyberataków, które dziś stanowią realne zagrożenie.
   
6. Zachowaj niezależność i reaguj na nieprawidłowości
   Jeżeli klient wymusza działania sprzeczne z prawem (np. nieujawnianie przychodów), księgowy ma obowiązek odmówić ich wykonania.
   Zgodnie z art. 84 Kodeksu karnego skarbowego – osoba, która dobrowolnie odstąpi od czynu zabronionego i ujawni okoliczności sprawy, może uniknąć kary.

5. Etyka i zaufanie – filary zawodu księgowego

Odpowiedzialność prawna to jedno, ale nie można zapominać o aspekcie etycznym. Zawód księgowego jest zawodem zaufania publicznego – wymaga rzetelności, dyskrecji i uczciwości. Naruszenie tych zasad może prowadzić nie tylko do sankcji prawnych, ale i do utraty reputacji, która w tej branży jest wartością bezcenną.

Odpowiedzialność księgowego jest wielowymiarowa i nie sprowadza się wyłącznie do kwestii finansowych. Świadome przestrzeganie przepisów, stosowanie procedur wewnętrznych, dokumentowanie działań oraz właściwe ubezpieczenie to podstawowe filary bezpieczeństwa zawodowego.

Jak pokazuje praktyka, większość postępowań przeciwko księgowym wynika nie ze złej woli, lecz z braku dowodów na dochowanie należytej staranności. Dlatego kluczem do spokoju i profesjonalizmu jest jedno: działać zgodnie z prawem, dokumentować każdy krok i nie bać się odmówić klientowi, który oczekuje działań sprzecznych z przepisami.

Podstawa prawna:

• Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17),
• Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2024 r. poz. 1860),
• Kodeks cywilny (Dz.U. z 2024 r. poz. 653),
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia OC biur rachunkowych,
• „Odpowiedzialność księgowego w przepisach karnych, karnych skarbowych, podatkowych, rachunkowych i prawa pracy”, K. Janczukowicz, IFK 2017.