Unikanie odpowiedzialności finansowej – jak dezorganizacja w dokumentacji i brak wiedzy podatkowej prowadzą do utraty pieniędzy i reputacji? 10 najczęstszych błędów w księgowości, które kosztują polskich przedsiębiorców

TOP 10 najdroższych błędów w księgowości i zarządzaniu finansami firmy

Poza świadomym unikaniem płacenia podatków i grożącym za to karom, duże konsekwencje finansowe grożą przedsiębiorcom także za błędy w księgowości, których z powodzeniem można uniknąć. Poniżej przedstawiamy najczęstsze tego typu problemy, jak i konsekwencje błędów księgowych tak finansowe, jak i wizerunkowe oraz prawne.

Błąd 1 – Dezorganizacja dokumentacji (Faktura zaginęła!)

Zgubienie faktury lub jej nieprawidłowe zaksięgowanie to typowy przykład dla chaosu finansowego w firmie. Brak sporządzenia kopii takiego dokumentu utrudnia kontrolę, ale także generuje koszty utraty dokumentów księgowych. To jednocześnie brak prawa do odliczenia VAT czy ujęcia kosztów KPIR lub CIT.

W ten sposób firma doznaje podwójnej straty: finansowej i księgowej. Warto na te kwestie zwracać szczególną uwagę, ponieważ nawet jedna zaginiona faktura niekiedy może kosztować firmę wiele tysięcy złotych. W przypadku kontroli i w skrajnych przypadkach może też oznaczać nieprzyjemną sytuację i problemy z Urzędem Skarbowym.

Błąd 2 – Niedotrzymywanie płatności zobowiązań publicznoprawnych (VAT, PIT, CIT)

Opóźnienia w płatnościach stanowią jeden z najczęstszych błędów, które najczęściej skutkują karą za nieterminowe płatności VAT czy inne zobowiązania, a także nałożeniem sankcji skarbowych i dodatkowych odsetek.

Obecnie podstawowa stawka odsetek za przekroczenie terminów w podatkach to 14,5% w skali roku. Brak płatności w terminie jest zatem nie tylko karą finansową, ale powoduje też odpowiedzialność karno-skarbową przedsiębiorcy.

Błąd 3 – Błędna klasyfikacja stawki VAT

W przypadku, gdy przedsiębiorca zastosuje błędną stawkę VAT, czyli np. 8% zamiast 23%, może spowodować to dopłatę podatku wraz z naliczonymi odsetkami. Ponadto błędy w klasyfikacji stawek VAT a kara to często przyczyna sporu z fiskusem zwłaszcza wtedy, gdy usługi mają niejednoznaczny charakter.

W branży e-commerce czy sektorze usług często zdarza się, że przedsiębiorcy nie nadążają za zmianami wprowadzonymi w klasyfikacji PKWiU. Jednak trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że urząd nigdy nie uznaje niewiedzy jako możliwego usprawiedliwienia.

Błąd 4 – Brak aktualnej wiedzy o zmianach w prawie podatkowym

Zmiany wprowadzone w Nowym Ładzie dotyczące składek ZUS czy też obowiązku e-fakturowania często zaskakują osoby prowadzące firmy. Ciężko jest wszystkie te przepisy nadrobić na bieżąco, a przy braku wiedzy bardzo łatwo popełnić błąd w księgowości i tym samym sporządzić nieprawidłową deklarację czy niewłaściwą korektę. To natomiast ryzyko nałożenia kar.

Skutki braku wiedzy podatkowej to nie tylko sankcje finansowe. To także utrata wiarygodności w obliczu banków, kontrahentów, a także klientów firmy.

Błąd 5 – Niewłaściwe rozliczanie kosztów samochodowych

Auta służbowe obecne są już dzisiaj niemal w każdej firmie. Przedsiębiorcy często rozliczają 100% wydatków eksploatacyjnych z tego tytułu i to bez prowadzenia ewidencji przebiegu. Skutkiem takiego działania jest błędne odliczenie VAT i tym samym zaniżenie podstawy opodatkowania. Jest to typowy przykład tego, jak najczęstsze błędy księgowe w małej firmie mogą prowadzić do powstania sporów z urzędem skarbowym, a w następstwie utraty prawa do przysługujących ulg.

Błąd 6 – Błędy w JPK V7 i generowanie nieprawidłowych danych

Błędy w JPK V7 to zdecydowanie jedne z najdroższych błędów w skutkach dla przedsiębiorcy. Przy tego typu nieprawidłowościach urząd skarbowy może nałożyć karę nawet w wysokości do 500 zł za jeden błąd formalny w każdym pliku. Pomyłka w oczach urzędu wynika nawet z pojedynczego znaku. Dlatego warto w tym przypadku zachować szczególną ostrożność.

Błąd 7 – Złe zaliczanie wydatku do kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu (NKUP)

Dość częstym błędem jest również zaliczenie do kosztów wydatków nieuprawnionych, np. kosztów reprezentacji czy prywatnych zakupów. Skutkuje to zaniżeniem podstawy opodatkowania. W rezultacie konieczna jest dopłata podatku, co generuje także odsetki i ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej przedsiębiorcy.

Błąd 8 – Nieprawidłowe rozliczanie transakcji zagranicznych (import/eksport usług)

Do naliczania kar i odsetek, a więc dodatkowych kosztów dla przedsiębiorców może prowadzić również niewłaściwe zastosowanie mechanizmu WNT/WDT. W czasach e-commerce i powszechnej globalizacji coraz więcej przedsiębiorców prowadzących małe i średnie przedsiębiorstwa rozlicza także transakcje międzynarodowe. Często jednak wykonują tego typu czynności bez dostatecznej znajomości zasad VAT w Unii Europejskiej. Stanowi to duże ryzyko podatkowe.

Błąd 9 – Lekceważenie terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych

W każdej firmie należy dokładnie zapoznać się z kwestiami związanymi z przedawnieniami zobowiązań podatkowych. Ich nieznajomość to realna strata pieniędzy. Przedsiębiorcy tracą wówczas możliwość odzyskania nadpłaconych kwot. Dezorganizacja w księgowości MŚP bardzo często powoduje, że firmy też nie wiedzą, kiedy mogą złożyć korektę deklaracji i stosowny wniosek o zwrot nadpłaconych sum.

Błąd 10 – Nieprawidłowe sporządzanie korekt i zgłaszanie czynnego żalu

Jeżeli przedsiębiorstwo nie dokonało korekty lub wykonało ją błędnie, wówczas nie ma możliwości ani szansy na uniknięcie danej sankcji. Warto jednak dobrze zapoznać się z instytucją czynnego żalu, która może znacząco ograniczyć zasądzoną karę. Z takiej opcji dobrze jest skorzystać tuż po zauważeniu błędu, jeszcze zanim urząd rozpocznie swoje postępowanie. Wtedy też można powołać się na odsetki za zaległości podatkowe. Czynny żal pozwala wówczas uniknąć dodatkowych sankcji.

Wizerunkowe i prawne koszty nieporządku – od odsetek do prokuratury

Bałagan w finansach i księgowości w firmie jest problemem nie tylko dotyczącym kadr, ale również kwestii zaufania. W rzeczywistości, w której obecne są systemy cyfrowe i rejestry, ale także automatyczna wymiana danych pomiędzy różnymi instytucjami, nawet niewielkie błędy w księgowości mogą spowodować szereg konsekwencji.

Kary finansowe – nie tylko odsetki

Każda niewłaściwie wypełniona deklaracja czy spóźnienie mogą spowodować karę za nieterminowe płatności VAT, a także dodatkowe opłaty administracyjne i sankcje. Czynny żal może zmniejszyć karę tylko wtedy, kiedy przedsiębiorca sam uzna, że popełnił błąd przed organem kontrolnym. W przeciwnym wypadku urząd może niewłaściwe działanie w przedsiębiorstwie potraktować jako celowe i następnie zastosować odpowiednie środki z zakresu odpowiedzialności karno-skarbowej przedsiębiorcy.

Utrata reputacji i zaufania

W wielu przypadkach o wiele większym problemem niż kara finansowa jest utrata reputacji i dobrego wizerunku. Gdy urząd skarbowy lub inna instytucja wszczyna dane postępowanie, informacje te często trafiają od razu do banku lub do wiadomości kontrahentów oraz klientów. Takie dane wpływają negatywnie nie tylko na zdolność kredytową, ale również wieloletnie relacje biznesowe czy wiarygodność przedsiębiorcy.

W środowisku małych i średnich przedsiębiorstw informacje o problemach finansowych firm rozchodzą się bardzo szybko. Wystarczy już jedno doniesienie o popełnionych błędach w rozliczeniach czy księgowości, aby dana firma czy marka przestały być postrzegane jako partner godny zaufania.

W sytuacji utraty zaufania i reputacji możemy mieć również problem w pozyskaniu potrzebnych dotacji, leasingu, a nawet podpisania kontraktu z większą firmą. Porządek w finansach jest zatem bardzo ważny dla wizerunku firmy i prowadzenia przedsiębiorstwa zgodnie z przyjętą polityką.

Odpowiedzialność osobista właściciela lub zarządu

W przypadku prowadzenia spółek akcyjnych czy z ograniczoną odpowiedzialnością wszelkie błędy finansowe nie skutkują wyłącznie sankcjami dla firmy. Jeżeli dany organ udowodni, że nieprawidłowości były spowodowane zaniedbaniem, członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność także w sposób osobisty z własnego majątku. Błędy rozliczenia to zatem skutek nie tylko dla księgowości, ale również własnego portfela.

Jak skutecznie zapobiegać błędom? Strategie dla MŚP

Prowadzenie finansów i księgowości w małych czy średnich przedsiębiorstwach to spore wyzwanie, jednak zapoznanie się z właściwymi procedurami oraz skorzystanie z odpowiednich narzędzi może ograniczyć błędy w księgowości. Poniżej znajdziesz 3 najskuteczniejsze strategie, które pomogą Ci zabezpieczyć się przed karami, a także utratą wizerunku.

Digitalizacja – pierwszy krok do porządku

Obecnie coraz popularniejsza staje się praca zdalna i wykorzystanie urządzeń elektronicznych. Dlatego digitalizacja dokumentów to obecnie obowiązek. Aby sprostać tym wyzwaniom, możesz wprowadzić nowoczesne systemy ERP oraz aplikacje OCR, które staną się odpowiedzią na pytanie, jak uporządkować dokumenty księgowe w firmie. Dzięki nim możliwe jest np. automatyczne rozpoznawanie faktur, przypisywanie ich do określonych kategorii kosztów czy bezbłędna archiwizacja.

Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań z zakresu digitalizacji to także redukcja kosztów utrzymania dokumentów księgowych oraz wyeliminowanie błędów ludzkich, co często jest wynikiem ręcznego przepisywania informacji i danych. Digitalizacja może również ułatwić współpracę z biurem księgowym czy rachunkowym. Dokumenty dostępne są także w czasie rzeczywistym, a księgowy ma do nich pełen wgląd.

Edukacja i outsourcing – inwestycja w bezpieczeństwo

Wobec zmieniających się przepisów edukacja oraz współpraca z doświadczonymi księgowymi czy doradcami podatkowymi jest bardzo ważna. Warto postawić więc na outsourcing w księgowości i tym samym inwestycje w bezpieczeństwo oraz stabilność firmy. To odpowiedź na pytanie, jak uniknąć kar skarbowych, a także zoptymalizować firmę pod kątem jej działania zgodnie z prawem.

Dobre biuro rachunkowe pomoże też uniknąć błędów w klasyfikacji stawek VAT, a kara nie będzie grozić firmom tak, jak w przypadku, gdy dokonują one wszelkich korekt samodzielnie i w niewiedzy.

Wewnętrzny audyt – kontrola zanim zrobi to urząd

Regularne dokonywanie wewnętrznych audytów jest doskonałym sposobem na wczesne wykrycie najczęstszych błędów księgowych w małej firmie. Takie działania to analiza poprawności deklaracji, a także zgodności kosztów z aktualnymi przepisami. Audyty wewnętrzne mogą również przeprowadzić profesjonaliści w tym zakresie. Pomoże to uniknąć konsekwencji błędów księgowych i odpowiednio przygotować firmę na wszelkie kontrole.

Podsumowanie – inwestycja w porządek to zysk, a nie koszt

Unikanie odpowiedzialności finansowej niezależnie od tego, czy jest zamierzone, przypadkowe, czy wynika z niewiedzy, przy prowadzeniu jakiejkolwiek działalności w erze cyfryzacji pozostawia ślad. Dezorganizacja w księgowości MŚP może stanowić poważne zagrożenie zarówno dla bezpieczeństwa finansowego, jak i reputacji firmy. Dlatego warto zainwestować w systemy cyfrowe, a także rzetelne biuro rachunkowe i szkolenia dla pracowników. Pomoże to uniknąć kosztownych błędów w księgowości i będzie stanowić idealną odpowiedź na pytanie, jak uniknąć kar skarbowych i prowadzić swoją firmę z sukcesem.